Sea cual sea el área en la que usted trabaje, es probable que se dedique a varios proyectos al mismo tiempo o tenga que atender las necesidades de diferentes personas durante el día.
Esto siempre es un reto y más aún cuando pasamos de trabajar toda la vida en una oficina a la que hay que ir diariamente, a trabajar desde la casa, como es mi caso, que desde hace casi 6 años trabajo en Próxima, una empresa que desde el 2014 tomó la decisión de ser 100% teletrabajo.
Esto me ha hecho aprender a organizar mejor mi tiempo y mi rutina y he puesto en práctica varios hábitos que me han dado resultado para hacer un uso efectivo del recurso más valioso que tenemos: el tiempo.
Le doy prioridad a las tareas que requieren “pasar la bola”: Si tengo una lista de tareas, prefiero priorizar aquellas que consisten en hacer una revisión o solicitud para que continúe el flujo de trabajo, esto es por ejemplo, enviarle una tarea al diseñador o mandar documentos a aprobación del cliente. Esto hace que el proceso no se detenga y que los proyectos avancen según lo planeado.
Cuando reviso los correos en la mañana, contesto solo aquellas consultas rápidas que requieren menos de 3 minutos de trabajo. Si la respuesta requiere desarrollar una tarea, o revisar un documento, lo pongo en la lista de prioridades del día de acuerdo con la necesidad. Esto me evita pasar horas y horas revisando el correo y también me ayuda a no dejar pasar por alto una tarea urgente o importante.
3. Mido el tiempo que le dedico a cada proyecto: Si algo he aprendido de la sostenibilidad, es que para poder mejorar algo, primero hay que medirlo. En Próxima manejamos una herramienta que se llama Kimai, que es un contador de tiempo para proyectos. De esta manera vamos registrando las horas de trabajo que dedico a cada proyecto y así puedo hacer ajustes cuando veo que una tarea me está tomando más tiempo de la cuenta.
4. Pido ayuda a tiempo: Este es un consejo que siempre nos ha dado Karla, nuestra directora general, y que es fundamental para que las cosas salgan a tiempo: se puede pedir ayuda en cualquier momento, pero debe hacerse a tiempo y no cuando las cosas se salen de control. Para esto, calculo el tiempo que van a tomar las tareas de un proyecto y si no lo veo realizable, pido ayuda en aquellas que se pueden delegar, para lo que me devuelvo al punto 1 y le doy prioridad a las que requieren continuar el proceso de trabajo.
5. Comparto la agenda antes de comenzar una reunión: Es muy frecuente que en una reunión perdamos el rumbo de la conversación, terminemos hablando de muchas cosas y esto resulte en reuniones kilométricas y poco efectivas. Para evitar esto, llevo una agenda a la reunión, pero aún más importante, la comparto con el equipo antes de empezar para que todos sepamos de qué vamos a hablar y terminemos cuando se cumpla el objetivo. Con una agenda previa también podemos determinar si se requiere una reunión presencial o bien, el tema es más rápido y se puede resolver con una video llamada que nos va a hacer ahorrar tiempo a nosotros y también nuestros clientes. Eso sí, tengo una norma para esto: las reuniones virtuales siempre se hacen con la cámara encendida y hablándonos cara a cara, pues esto mejora la comunicación y la atención.
Manejar el tiempo efectivamente no sólo se trata de productividad y de negocio, que ciertamente es fundamental para todas las empresas. También se trata de la forma en la que proyectamos profesionalismo y capacidad de organización y sobre todo contribuye a que vivamos nuestro trabajo diario con Feliquilibrio.
– Shirley Malespín